Het bewustzijn vergroten
Het bewustzijn vergroten voor ons volledige complianceprogramma was een belangrijke prioriteit in 2019. De risico’s zijn onder meer marktmisbruik, omkoping en corruptie, geschenken en entertainment, antitrust, witwassen van geld, economische sancties, privacy en gegevensbescherming.
Een van de kernelementen van onze strategie was het toegankelijker maken van het programma via het intranet. Er werd een systeem van 'tips en tricks' en 'red flag'-situaties voor verschillende risico's toegevoegd. We hebben korte samenvattingen in eenvoudige, begrijpelijke taal opgesteld om de verschillende onderwerpen gemakkelijker te kunnen vinden. We hebben ook de bedrijfsblog gebruikt om het engagement van het Managementcomité op het gebied van compliance te benadrukken. De policies zijn nu ook in verschillende talen beschikbaar, zoals bijvoorbeeld de antitrust-policy in het Engels, Frans, Nederlands en Duits, de belangrijkste operationele voertalen van onze medewerkers.
Naast een gepland opleidingsprogramma gericht op gegevensbescherming en privacy, waren er in 2019 voor elk van de business units extra opleidingssessies beschikbaar op aanvraag. Zo organiseerde modulyss, onze divisie tapijttegels, tijdens zijn internationale verkoop- en marketingevenement een opleiding over mededingingsrecht en anticorruptie.
Nieuwe starters op senior niveau kregen persoonlijke opleidingen over de Dealing & Disclosure Code van Balta en de relevante Verordening Marktmisbruik.
Eind 2019 organiseerden we een vijf weken durende communicatiecampagne waarin de belangrijkste complianceboodschappen werden herhaald. Alle Europese medewerkers in leidinggevende functies bevestigden in de loop van het jaar schriftelijk de naleving van het wettelijke beleid, evenals hun engagement om zich te blijven inzetten voor compliance. Deze Compliance Declaration vormt de afsluiting van onze bewustmakingscampagne van 2019.
In de toekomst zullen we binnen onze onboarding programma's voor nieuwe medewerkers meer aandacht besteden aan compliance en dit omvat ook een schriftelijke bevestiging van kennis en acceptatie van het beleid van Balta. Dat project bevindt zich in een vroeg stadium en zal in 2020 worden uitgebreid.
We zullen blijven investeren in de opleiding van onze mensen met betrekking tot ethisch en rechtmatig gedrag. Dit jaar zal een nieuwe opleidingscampagne rond anticorruptie en antitrust worden gelanceerd, net als een strategie voor terugkerende opleidingen in de komende jaren. Er zal ook een 'speak up'-procedure worden geformaliseerd en dit zal een belangrijke prestatie-indicator worden.
Een van de belangrijkste potentiële risico's die zijn geïdentificeerd, is de kloof tussen de verschillende internationale vestigingen en de gevolgen daarvan voor compliance. We hebben de eerste stappen gezet naar een meer gecentraliseerde aanpak om dit risico te voorkomen, via het centrale intranet en door het de policies in meerdere talen beschikbaar te stellen.
We geven een overzicht van de policies en de procedures over alle domeinen heen en zullen de doeltreffendheid van deze methode in de loop van 2020 opvolgen met als doel een echt wereldwijd programma voor alle business units van Balta. Op korte termijn werken we samen met onze Amerikaanse collega's om consistentie met Europa te verzekeren.
