Augmenter la sensibilisation
Sensibiliser davantage notre personnel à notre programme de totale conformité juridique était une priorité importante en 2019. Cette action couvrait les pratiques commerciales abusives, la lutte contre la fraude et la corruption, les cadeaux et divertissements, les ententes, le blanchiment d’argent, les sanctions économiques, la vie privée et la protection des données.
Un des éléments clés de cette stratégie consistait à augmenter l'accessibilité du programme via l’intranet. Nous avons ajouté un système combinant des conseils et astuces et des drapeaux rouges pour indiquer différents risques. Nous avons développé des brefs résumés utilisant un langage simple et facile à comprendre pour simplifier la recherche de différents sujets. Nous avons aussi utilisé le blog de l’entreprise pour souligner l’engagement du comité de direction en faveur de la conformité. Les politiques sont désormais disponibles en plusieurs langues, et notre politique antitrust est disponible en français, anglais, néerlandais et allemand pour garantir qu’elle est bien comprise par les locuteurs natifs des principales langues opérationnelles de notre entreprise.
En plus d’un programme de formation axé sur la protection des données et la vie privée, nous avons aussi organisé en 2019 des séances de formation supplémentaires à la demande pour toutes les unités opérationnelles. Par exemple, la division des dalles de moquette modulyss a tenu son événement commercial et marketing international à l’endroit où était donnée la formation sur la loi sur la concurrence et la lutte contre la corruption.
Les nouveaux venus aux niveaux de direction avancés ont pu participer à des séances de formation de visu sur le code de divulgation et d’entente de Balta et les réglementations en vigueur en matière de pratiques commerciales abusives.
Fin 2019, nous avons mené une campagne de communication de cinq semaines rappelant les messages principaux relatifs à la conformité. Tous les collaborateurs européens occupant des postes de direction ont signé un document indiquant qu’ils s’engageaient à respecter les politiques juridiques au cours de l'année, et à poursuivre en permanence la conformité. Ce document connu sous le nom de Déclaration de conformité concluait notre campagne de sensibilisation de 2019.
À l’avenir, nous attacherons plus d’attention à la conformité dans nos dossiers de bienvenue et nos programmes d'intégration pour les nouvelles recrues ; nous prévoirons notamment une confirmation écrite que le collaborateur connaît et s’engage à respecter les politiques de Balta. Ce projet en est encore à ses balbutiements et se poursuivra en 2020.
Nous continuerons à investir dans la formation de notre personnel pour promouvoir un comportement éthique et légal. Une nouvelle campagne de formation à la lutte contre la corruption et les ententes sera lancée cette année ; nous mettrons aussi au point une stratégie de formations récurrentes pour les prochaines années. Nous formaliserons également une procédure de signalement, qui fera partie des indicateurs clés de performance.
Un des principaux risques potentiels identifiés vient de l’écart entre les différents sites dans le monde et la manière dont cela impacte la conformité. Nous avons pris des mesures initiales pour créer une approche plus centralisée afin d’écarter ce risque via le système intranet central, notamment en veillant à ce que les politiques soient disponibles dans plusieurs langues.
En mettant à disposition une liste des politiques et procédures existant dans tous les domaines, nous surveillerons l’efficacité de cette méthode de communication en 2020 dans le but d’en faire un programme vraiment international pour toutes les unités opérationnelles de Balta. À court terme, nous travaillons avec nos collègues américains pour assurer un niveau correspondant avec l’Europe.
