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Créer une culture de la conformité

Sous la responsabilité du comité d'audit et du conseil d'administration, nous avons continué en 2019 à développer et à stimuler une culture d’entreprise dans laquelle la conduite éthique et la conformité à nos politiques et aux réglementations applicables guident nos pratiques professionnelles.

Ces dernières années, nous avons investi systématiquement dans la construction d’un programme de conformité à l’échelle de l’entreprise. Et depuis avril 2019, un responsable de la conformité a été engagé à temps plein pour coordonner le développement de normes et de contrôles en vue d’appliquer la conformité et d'augmenter la sensibilisation du personnel du groupe à cet égard. C’est un nouveau pas dans le sens de l’atténuation du risque de violation de la conformité.

Suite à des changements importants dans le comité de direction en 2019 et pour aller plus loin dans l'application de notre culture de la conformité, nous sommes actuellement occupés à redéfinir complètement notre vision et nos valeurs. En janvier 2020, une enquête a été menée parmi tous nos collaborateurs pour identifier les correspondances entre les valeurs personnelles et celles de l’entreprise, et pour détecter les valeurs considérées comme les plus importantes pour le développement de l’entreprise. Les résultats ont été présentés à l’équipe de direction étendue de Balta et sont en cours d'évaluation pour déterminer les mesures potentielles à prendre. Une partie de ce travail inclut le futur développement de notre code de conduite formel et de nos politiques éthiques, conformément à la vision et à la mission globales.

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Augmenter la sensibilisation

Sensibiliser davantage notre personnel à notre programme de totale conformité juridique était une priorité importante en 2019. Cette action couvrait les pratiques commerciales abusives, la lutte contre la fraude et la corruption, les cadeaux et divertissements, les ententes, le blanchiment d’argent, les sanctions économiques, la vie privée et la protection des données.

Un des éléments clés de cette stratégie consistait à augmenter l'accessibilité du programme via l’intranet. Nous avons ajouté un système combinant des conseils et astuces et des drapeaux rouges pour indiquer différents risques. Nous avons développé des brefs résumés utilisant un langage simple et facile à comprendre pour simplifier la recherche de différents sujets. Nous avons aussi utilisé le blog de l’entreprise pour souligner l’engagement du comité de direction en faveur de la conformité. Les politiques sont désormais disponibles en plusieurs langues, et notre politique antitrust est disponible en français, anglais, néerlandais et allemand pour garantir qu’elle est bien comprise par les locuteurs natifs des principales langues opérationnelles de notre entreprise.

En plus d’un programme de formation axé sur la protection des données et la vie privée, nous avons aussi organisé en 2019 des séances de formation supplémentaires à la demande pour toutes les unités opérationnelles. Par exemple, la division des dalles de moquette modulyss a tenu son événement commercial et marketing international à l’endroit où était donnée la formation sur la loi sur la concurrence et la lutte contre la corruption.

Les nouveaux venus aux niveaux de direction avancés ont pu participer à des séances de formation de visu sur le code de divulgation et d’entente de Balta et les réglementations en vigueur en matière de pratiques commerciales abusives.

Fin 2019, nous avons mené une campagne de communication de cinq semaines rappelant les messages principaux relatifs à la conformité. Tous les collaborateurs européens occupant des postes de direction ont signé un document indiquant qu’ils s’engageaient à respecter les politiques juridiques au cours de l'année, et à poursuivre en permanence la conformité. Ce document connu sous le nom de Déclaration de conformité concluait notre campagne de sensibilisation de 2019.

À l’avenir, nous attacherons plus d’attention à la conformité dans nos dossiers de bienvenue et nos programmes d'intégration pour les nouvelles recrues ; nous prévoirons notamment une confirmation écrite que le collaborateur connaît et s’engage à respecter les politiques de Balta. Ce projet en est encore à ses balbutiements et se poursuivra en 2020.

Nous continuerons à investir dans la formation de notre personnel pour promouvoir un comportement éthique et légal. Une nouvelle campagne de formation à la lutte contre la corruption et les ententes sera lancée cette année ; nous mettrons aussi au point une stratégie de formations récurrentes pour les prochaines années. Nous formaliserons également une procédure de signalement, qui fera partie des indicateurs clés de performance.

Un des principaux risques potentiels identifiés vient de l’écart entre les différents sites dans le monde et la manière dont cela impacte la conformité. Nous avons pris des mesures initiales pour créer une approche plus centralisée afin d’écarter ce risque via le système intranet central, notamment en veillant à ce que les politiques soient disponibles dans plusieurs langues.

En mettant à disposition une liste des politiques et procédures existant dans tous les domaines, nous surveillerons l’efficacité de cette méthode de communication en 2020 dans le but d’en faire un programme vraiment international pour toutes les unités opérationnelles de Balta. À court terme, nous travaillons avec nos collègues américains pour assurer un niveau correspondant avec l’Europe.

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Approvisionnement de marchandises

En septembre, nous avons reçu la certification officielle OEA (opérateur économique agréé) des autorités douanières belges pour tous les sites de production en Belgique. Cette certification OEA s’inscrit dans notre programme de réduction des risques liés aux exportations vers le Royaume-Uni après le Brexit. Elle s’applique aux exportations vers tous les pays ne faisant pas partie de l’UE et a pour but de faciliter l'échange de marchandises. Elle permettra d'assurer la poursuite d’un excellent service de livraison à nos clients basés dans le monde entier.

Nous sommes également devenus membre du Custom Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT), un programme de partenariat public-privé volontaire pour la protection douanière et des frontières des États-Unis. C-TPAT vérifie que les marchandises de la chaîne d'approvisionnement sont légitimes et légales, du fabricant aux utilisateurs finaux. Initialement créé pour protéger les chaînes d'approvisionnement aux États-Unis des activités terroristes et du commerce illicite, ce programme réduit le risque potentiel pour Balta dans les échanges internationaux.

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Approvisionnement responsable et chaîne d'approvisionnement

En tant qu’organisation internationale désireuse d’ancrer la durabilité à tous les niveaux, notre relation avec nos fournisseurs est extrêmement importante pour la réussite de Balta sur le long terme.

Notre objectif consiste à auditer et évaluer rigoureusement les fournisseurs sur des domaines clés, notamment les préoccupations environnementales, la santé et la sécurité, la conformité juridique, l’utilisation de matériaux dangereux, le bien-être du personnel et la stabilité financière, ainsi que le respect des normes internationales reconnues en matière de droits humains et de travail des enfants.

Nous organisons des audits de nos fournisseurs importants pour vérifier le respect de ces normes, et nous avons mis en place des contrats pour nous assurer que la situation ne changera pas. Depuis quelque temps, dans le cadre de notre conformité à la norme ISO 14001, nous appliquons une méthode de tableau de bord prospectif (« balanced scorecard ») des fournisseurs de matières premières. En 2019, nous avons introduit un tableau de bord similaire pour nos fournisseurs de transport. Nous commençons à utiliser les mêmes principes pour tous les achats sur tous les sites et nous appliquons des processus et des procédures cohérents pour tous nos achats.

Pour réduire les déchets, nous consolidons les contrats d’achat quand c’est possible ; en 2019, nous avons réduit le nombre total de fournisseurs dans le groupe Balta tout en augmentant simultanément le nombre de contrats de fournisseurs en place.

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Balta Group

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